我從正在看的這一本商業書《Do it tomorrow》,學習到了這個重點方法,一種新觀念。

相信大多數人和我一樣吧,有寫待辦清單(To-do List) 的習慣,因為這樣一來就會讓自己不會忘記去做什麼任務了。

不巧的是,這份清單永遠隨時歡迎新工作來參訪,所以我的工作清單從來沒空掉過,

當然,最主要的成員似乎沒消失過耶~

那些不知道多久前就跑進來的舊任務,也許可能是當時的你﹨妳忽然間的雄心壯志,力下了一個目標要去達成,

喔~可是耐心一旦消失了,這個待辦清單就好像是一張「冷宮表」一樣!

看到這兒應該想到新觀念是啥東東了吧,就是把待辦清單的開口封閉,並加上賞味期限,

重點是,一旦事先準備了一份待辦清單以後,就不要再為這份清單加上新的任務了!

因為如此,我們才會知道「真正的工作」還剩哪些,而一項一項逐一被自己達成之後,

清單空掉的成就感真是難以形容啊 XD!

話說回來,為什麼之前的開放式清單會存在著做不完的漏洞啊?

因為日常生活中充滿著一些「隨機性任務」,顧名思義就是突然間發生的或臨時要處理,

而這就是造成待辦清單永遠都少不了寂寞的原因了 — 我們太不注重完成現有任務的重要性了。

而這本書的書名 “Do it tomorrow” ,誠如書名所說,對於緊急的事情採取立即反應前,

思考這件事情是否真的值得立刻去行動,或者只是一時地衝動!

事情的急迫性也許是來自於先前的拖延造成,或者是一些根本無關的緊要的急迫性,

所以重點在於組織,個人的身份與工作內容決定了平常生活中是否會有緊急的事件,

消防隊員當然比起工程師要來得更加去反應緊急事件,因此如果身份並非是服務業或需要立即反應的職業,

顯然很多的立即反應都是組織性的錯誤吧,而所謂組織性的錯誤就是造成發生緊急的原因之一。

許多人都知道「N型法則」這種時間管理的概念,將任何事情區分為:

  1. 緊急且重要
  2. 緊急但不重要
  3. 重要但不緊急
  4. 不重要也不緊急

雖然這方法很好用,但我覺得好的工具不只能選擇一種就好,搭配封閉式清單可以避免花太多時間去判斷一堆隨機性任務。

個人的組織制度決定了自己面臨隨機性任務的處理,例如:

  • 我把 Gmail 裡的電子郵件加上標籤,由 Jcase 來的郵件自動會略過收件夾中,所以我不必每天整理 Jcase 的每日郵件
  • 利用 RSS Reader 可以省去我開瀏覽器按下書籤中連結的網站,如此一來 M/M Days 與 Jserv’s blog 等Blog,我只要在 Thunderbird 中,立刻就知道哪些 Blog 有新文章了!

說到了這裡,最重要的就是去做一份封閉式代辦清單,然後規劃做完的時間,也可以一天一張或一週一張,

反正這份清單就是訂定自己在未來的某段時間一定要完成的事情,就醬~

我從 MMDays Blog 的這篇文章 投影片常見錯誤的教學影片

這影片以失敗的投影片作品作為負面例子,提醒大家避免做出這種 Garbage !

區區五分鐘的內容,重點大約如下:

  1. 不要整張投影片充滿著文字,密密麻麻的好讓人頭暈
  2. 懶得做檢查,拼錯字的結果會讓人覺得講者像個傻瓜
  3. Bullet point(項目符號)濫用於整個頁面,幾乎沒有所謂重點
  4. 不協調的配色、鮮艷的色彩將使人無法集中注意力
  5. 用了太多張的投影片
  6. 圖表中呈現了一堆數據資料,顯得十分混亂,完全沒有溝通效率
  7. 飛來飛去的動畫活在投影片中
  8. 選擇字型的藝術

而另外,PowerPoint 並不是投影片的英文單字,英文應該稱作Slide!

台灣人習慣用 powerpoint, word 來表示那些媒體元素,然而這些東西只能算是一種產品而已,依然有很多辦公室軟體可以使用!

廢話不多說,我要好好的練習投影片製作技巧了!

想像一下,當大家常常為了一件事情困擾著,

而且想來想去就是無法跳脫某個環節,這個通常稱為「鑽牛角尖」!

也就是說,煩惱的事情落在一小部份,卻無法將自身的境界「昇華」到更大的範疇。

有時候常聽到某人說:『唉!原來也沒什麼嘛,早知道這樣就好了。』,

那是因為他總是龜縮在那個小部份,無法跳脫,因此思考的範圍也有限!

而不「鑽牛角尖」以後,自然會了解原來以前一直鎖著自己的究竟是什麼啊!

所以對於「鑽牛角尖」的人,我鼓勵他休息一下再回來思考!

然而,另外一件可怕的事情就是「當大家習慣從事情的外表去了解內在」!

因為他們不喜歡去了解整件事情的真相!

也許可以用「霧裡看花」來形容這些人,因為他們對真相總是模糊或是不了解。

因此需要下苦工來「化整為零」!

把一個龐大的事物剖析成小塊小塊的,然後在逐一擊破,

聽起來有點像是演算法中的 “Divide & Conquer” ,不過精神也到了!

我對他的意涵的解讀是,至少我們可以從事物的一小部份去做 research ,

然後會漸漸懂得那是為什麼,然後在一個一個組合起來,漸漸成了大學問!

很多人,其實我自己也是,有時候還習慣只看一點東西就覺得自己懂了,因此常會犯了不精的錯誤,

所以我逐漸領悟,很多事情要了解細部才能稱得上是懂了!

太愛鑽牛角尖也只是在浪費時間,這跟「化整為零」的理論並無衝突,事實上是相輔相成的!

選擇自己想相信的去相信、排斥自己想排斥的去排斥,永遠都無法參透最佳解哩!

That’s all !

有天在博客來網路書店上面逛,搜尋到了一本《給未來自己的一封信》,

我才發現原來有這麼一個網站,可以寄一封信(E-mail)給未來的自己!

但是這個網站原來已經有一陣子了,我真是後知後覺。

話雖如此,我當下就寫了一封信試試,原本以為可以今天寄明天收到,

當表單送出以後,系統會擋掉這種屬於未超過三個月的信,

更說明了 futureme.org 的用意並非是用來作為個人的秘書使用!

更不是使用Yahoo!奇摩信箱常會收到一些來自2038年的垃圾信!

以下是錯誤回應的原文:

oh dear, it seems we have a problem:
- You must send your email at least 90 days into the future…-0 won’t cut it. We’re not a reminder service. This is your chance to say something profound.

因此,利用此系統的人就更加的知道,寫信目的是為了看看未來的自己,

或者應該說是,當未來的自己收到這封信的時刻,

或許已經忘了過去曾經寄出了這麼一封信,

但卻會收到一封,來自過去的自己所帶來的祝福、期許的目標是否達成或是解答過去的疑問等等。

在另外一本書《親愛未來的我》,書中收錄了一些使用本系統的人,

他們給未來寄了一封什麼樣子的信,任何時間長短都有,甚至有十年的,

但那都是未來。

所以,就寄一封信給自己吧,不過是在未來才能收到~

多少人在宣揚80/20法則有多好多好,

但卻沒人想過到底要怎樣去用它才能發揮最大效益!

否則永遠只是個理論、理論,不切實際!

昨天看到一則新聞,一個以裝設水晶燈具為業的師傅–王志寅,

開著賓士車,買了一盒要價600元的養生粽,加滿了汽油,開始了一趟鞏固重要客戶之旅!

這位業者用行動來實踐80/20法則,所以說,在經濟不景氣的年代,還能夠業績提昇,真是有方法!

畢竟80%的營收,都是來自20%的客戶!

那麼時間上的應用呢?

不管是誰,一天都有24小時。假設扣除睡覺8小時、吃飯 & 零碎雜事共3小時、每日Free Time 1小時,

這樣應該剩下12小時可以使用,那麼不就要用80%的時間=>12*0.8 = 9.6小時來做重要的事情了!

重點是,這些時間都是零碎、片段的,而我相信重要的事情還是得集中精神去做,因此根本不可能用這種方式實踐!

大多數人都得要唸書、上班,所以每日可運用的時間少得可憐,只剩假日!

所以改採用一週為單位,12小時*7 = 84小時,84*0.8 = 67.2小時,聽起來還是很可怕,

就算禮拜一到禮拜五,每天消化個4小時,那麼週末也還有 67.2 – 20 = 47.2小時!!

天啊!那週末不就連睡覺都不用了,何況平常還需要上班,假日就要充電!

所以我認為,80/20是全面性的一種作法,包括生活態度上、時間管理上等等………

就算是重要的事情,也得排出優先順序。

就算是重要的客戶,也得做好人脈地圖。

不過不管怎樣,至少要學著實踐,至少得放重心放在重要的事情!

雞毛蒜皮的事情,就學著不理它吧!

我發現自己已經把 “Yes, but……” 這句話放在我的MSN暱稱上一陣子了,

目的就是在提醒自己盡量朝這個方向去作,

第一次接觸到這個觀念是在『宅急便』這本書上,然而,到底 “Yes, but….” 又是什麼哩?

是在超商結帳時候用的嗎?!不盡然!

作者以美國人談生意的例子作說明,通常美國人談生意的情況,如果遇到不滿意的條件就會直接說”NO”,而這種態度對往後的交易卻不見得有多大的好處。

換個角度想想,以 Yes 作為出發點的談話,其對話良好的可能性增強許多,

舉凡生活上任何的交涉,通常都會遇到對方提出意見的時候,即便內心無法完全接受對方想法,

但是先採取 Yes 表示聆聽,然後用 but 來表達反面意見。

乍聽之下,會感到費時,無聊!不過絕大多數的情況會以 NO 作為出發點的人,不就是自身的『本位主義』作祟嗎?很難相信別人說的話是對的,如同PG總覺得別人寫的程式會有問題!!

人生是以 “Yes, but…..” 或以 “No, but…..” 度過的人,拉長時間來看會有很大的不同吧!其實我也無法保證,但這陣子使用感覺良好,至少我可以避免鑽牛角尖。

Ok, 先肯定某些東西是個新穎的點子,但還是要稍加修改才能使用,這就是 “Yes, but…..” !!

多讀書的確可以Upgrade心理中的演算法,如何身體力行書中的精神是個大哉問!

今天我看了半本的『宅集便-小倉昌男的經營之道』,其實這是一本語錄,收集了許多社長給員工的勵志小品!

縱使企業再大、人再有能力,都不是完美的!所以都有改善的空間。


在『成功不是故意的』這本書中提到
接納負面意見是學習的機會!大多數人害怕提出負面意見,代表著他們也討厭接收負面意見一樣,
所以每當有人對自己提出負面意見,請記得這樣做他們也不好受!
……
不管怎樣都以感謝結束談話!

我到現在還無法達到那樣的境界…..

事實上我對有人點出我的問題感到開心,即便我沒有表達出來!

因為我說過,要將書本中的理論實現,要有很好的執行力,而我還沒有。